Privacy Policy SchouderCom

SchouderCom heeft als doelstelling de interactieve online communicatie tussen scholen, ouders en leerlingen op allerlei mogelijke manieren te faciliteren. De bijbehorende Privacy Policy is hierop afgestemd en heeft als uitgangspunten vertrouwelijkheid en veiligheid. In dit document wordt de Privacy Policy toegelicht. Mocht u na het lezen ervan nog vragen hebben schroom dan niet contact op te nemen via info apestaart schoudercom punt nl.

1. Organisatie

SchouderCom is een initiatief van Driving the Vortex B.V., gevestigd in Leiden, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27366561. SchouderCom is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens onder nummer 1447772.

2. Opslag gegevens

Hier volgt eerst een opsomming van de verschillende soorten gegevens die opgeslagen worden. De daarop volgende secties gaan in op hoe de gegevens in het systeem komen en wie de gegevens mogen inzien of gebruiken.

Persoonsgegevens. Om gebruik te kunnen maken van SchouderCom maakt iedere gebruiker een account aan. Dit account is gekoppeld aan 1 of meer scholen waar de gebruiker als schoolmedewerker, ouder of leerling mee verbonden is. Na het registreren op SchouderCom kunnen gebruikers persoonsgegevens invullen. Van veel persoonsgegevens kan men aangeven wie de informatie mag inzien: alleen de schoolmedewerkers of ook andere gebruikers binnen het school-account (zie verder Gebruik gegevens door gebruikers zelf).
Eigen bijdragen. Hiermee verstaan wij alle bijdragen die ouders aan het systeem kunnen toevoegen, zoals verstuurde berichten, reacties op blogs, etc.
Beeldmateriaal. Hiermee verstaan wij foto's en video's die bijvoorbeeld door leerkrachten in een blog geplaatst kunnen worden, etc.
Betaalgegevens. Als de school gebruik maakt van de Betaalmodule dan kan het zijn dat er betaalgegevens verwerkt worden.
Cookies. Om gebruik te kunnen maken van SchouderCom dient de browser op de computer van de gebruiker cookies van SchouderCom te accepteren. In de cookies worden sessiegegevens opgeslagen zoals een gebruikersidentificatie en laatst gebruikte instellingen. Ook wordt Google Analytics gebruikt voor de hoofdwebsite www.schoudercom.nl om deze te kunnen blijven verbeteren. Als een schools gebruik maakt van bijvoorbeeld een Twitter of Facebook widget dan worden door die widgets ook cookies geplaatst. Lees meer over het gebruik van cookies in onze Cookies Policy.
Verkeersgegevens. Voor elke interactie met SchouderCom worden een aantal gegevens naar een logfile geschreven. Dit zijn de bezochte pagina en het type browser, en technische gegevens zoals het ip adres en de tijd die de interactie in beslag nam.

3. Invoer gegevens

Voor bijna alle gegevens geldt dat deze alleen opgeslagen worden nadat de gebruiker ze zelf heeft opgegeven. De gebruiker bepaalt dus zelf of en welke gegevens opgeslagen worden, denk hierbij aan persoonsgegevens maar ook bijvoorbeeld aan berichten en reacties op blogs. De gebruiker kan zijn/haar persoonsgegevens te allen tijde weer verwijderen.

Alleen bij het opstarten worden door de school enkele gegevens uit de leerling-administratie geïmporteerd om snel van start te kunnen. De stichting van de school is als verwerkingsverantwoordelijke vanuit de AVG aanspreekpunt omtrent toestemming voor het importeren van deze gegevens. Welke gegevens geïmporteerd worden hangt af van de manier van opstarten:

Met behulp van een EDEXML bestand. Gegevens die geïmporteerd worden zijn de voor- en achternaam van leerlingen en leerkrachten, groep van de leerling/leerkracht, het leerlingnummer/leerkrachtnummer uit de leerling-administratie, en de e-mailadressen van de ouders/verzorgers. Ouders/verzorgers vullen na ontvangst van de uitnodiging zelf hun NAW- en telefoongegevens aan bij het aanmaken van hun account en kunnen daarbij bepalen wie deze mogen inzien.
Met behulp van een automatische koppeling met de leerling-administratie. Gegevens die geïmporteerd worden zijn de voor- en achternaam van leerlingen, leerkrachten en ouders/verzorgers, groep van de leerling/leerkracht, het leerlingnummer/leerkrachtnummer/verzorgernummer uit de leerling-administratie, NAW- en telefoongegevens van de leerkrachten en ouders/verzorgers, en e-mailadressen van de leerkrachten en ouders/verzorgers. De zichtbaarheid van de NAW- en telefoongegevens wordt standaard op alleen schoolmedewerkers gezet. Ouders kunnen na ontvangst van de uitnodiging zelf hun NAW- en telefoongegevens controleren bij het aanmaken van hun account en desgewenst de zichtbaarheid aanpassen..

De school kan ook beeldmateriaal zoals foto's en video's plaatsen, bijvoorbeeld in een groepsblog. De school is verplicht toestemming te vragen voor het mogen plaatsen van beeldmateriaal van uw kind, en dient dit te doen voor de verschillende vormen van gebruik (zoals voor besloten ouderportaal, voor openbare website, voor Twitter etc.). U kunt desgewenst bezwaar maken bij de school als u het niet eens bent met de plaatsing van een bepaald item.

4. Gebruik gegevens door gebruikers zelf

Het opslaan van gegevens gebeurt ten behoeve van de gebruikers, hiermee worden zowel schoolmedewerkers als ouders en leerlingen bedoeld. Gebruikers zijn niet verplicht om persoonsgegevens in te vullen. Het is echter wel in het belang van de schooladministratie als gebruikers de eigen gegevens up-to-date houden, waarna de school de gegevens in het administratiesysteem kan importeren. Met het accepteren van de privacy policy geeft u toestemming om uw gegevens met het administratiesysteem te synchroniseren.

Daarnaast hebben ouders de keus om (een deel van) de gegevens ook open te stellen richting andere ouders. Op deze manier vervangt SchouderCom de adressenlijst die vaak op papier wordt verstrekt aan de ouders. Bij het maken van afspraakjes hoeven dan geen gegevens meer te worden uitgewisseld maar kan het adres of telefoonnummer gewoon worden opgezocht in SchouderCom. De mogelijkheden zijn als volgt:

Bijzondere persoonsgegevens zoals bijvoorbeeld een geboortedatum of e-mailadres zijn alleen zichtbaar voor schoolmedewerkers en nooit in te zien door andere gebruikers.
Van NAW gegevens (adres, telefoonnummers) kunnen ouders zelf bepalen wie deze mogen inzien: bijvoorbeeld alleen schoolmedewerkers, of ook ouders en leerlingen van de eigen klas.
De naam (voornaam, tussenvoegsel en achternaam) is altijd zichtbaar voor andere gebruikers van het school-account (schoolmedewerkers, ouders en leerlingen). Als gebruikers een profielfoto toevoegen geldt dit ook voor de profielfoto.

Als de school gebruik maakt van de Betaalmodule dan zijn voor sommige betaalmethodes, zoals Automatische incasso, betaalgegevens nodig. Deze betaalgegevens (zoals bankrekeningnummer en tenaamstelling) worden alleen gebruikt voor het beoogde doel, zoals het uitvoeren van de Automatische incasso ten behoeve van de school. Daarnaast kan de school bestanden met transacties van haar bank importeren om zo de betaalstatus automatisch bij te werken. De transacties worden door middel van een uniek kenmerk gekoppeld aan het betaalverzoek.

5. Gebruik/inzien gegevens door niet-ingelogde bezoekers

Een niet-ingelogde bezoeker kan geen persoonsgegevens inzien, en kan ook niet zien welke gebruikers er een account hebben op de school. Niet-ingelogde bezoekers krijgen alleen items te zien (zoals kalender-items en nieuwsberichten) waarvoor expliciet is opgegeven dat ze door alle bezoekers gezien mogen worden.

6. Gebruik/inzien gegevens door derden

SchouderCom zal de opgeslagen gegevens nooit aan derden verschaffen, tenzij wij door wettelijke bepalingen verplicht zijn dit te doen. De enige partijen die in een of andere vorm toegang hebben tot de gegevens zijn de gebruikers zelf (schoolmedewerkers, ouders, leerlingen) en SchouderCom.

7. Gebruik/inzien gegevens door SchouderCom

Persoonsgegevens en Betaalgegevens. De persoonsgegevens en betaalgegevens zijn door medewerkers van SchouderCom ten behoeve van supportvragen in te zien. Alle medewerkers moeten hiervoor een geheimhoudingsverklaring tekenen.
Instellingen/cookies. De instellingen die in cookies op de browser opgeslagen worden, worden ingezet om het gebruiksgemak te verhogen. Zo hoeft niet elke keer opnieuw ingelogd te worden en worden bepaalde keuzes onthouden voor een volgend bezoek aan die pagina.
Verkeersgegevens. De verkeersgegevens/logfiles worden door SchouderCom geanalyseerd op het optreden van systeemfouten en performance-issues, met als doel de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van SchouderCom te verbeteren.

Veranderingen in de dienstverlening van SchouderCom worden via nieuwsberichten gecommuniceerd. Mocht in de toekomst besloten worden de gebruikers individueel te berichten, dan zal hiervoor een instelling gemaakt worden waarmee gebruikers kunnen aangeven geen berichten van SchouderCom te willen ontvangen.

8. Verwijderen van gegevens

Gebruikers kunnen op elk moment zelf hun persoonsgegevens en/of cookies verwijderen. De school, of SchouderCom in opdracht van de school, verwijdert gegevens in de volgende omstandigheden:

Een schoolmedewerker, ouder of leerling is niet meer verbonden aan een school. In dit geval zullen alle gegevens van de gebruiker verwijderd worden, behalve de voor- en achternaam en de profielfoto. Deze laatste 3 gegevens blijven bestaan zodat andere gebruikers nog wel kunnen blijven zien wie de afzender was van bijvoorbeeld een bericht of forumbijdrage. Indien de gebruiker dit niet wil, kan hij/zij zelf de gegevens verwijderen voordat het account wordt afgesloten.
Een school zegt het contract met SchouderCom op. In dit geval verwijdert SchouderCom alle gegevens van alle verbonden gebruikers, tenzij een gebruiker nog verbonden is met een andere school.

De verkeersgegevens/logfiles worden door SchouderCom na bovengenoemde analyse verwijderd.